迷惑メール対策へのご協力依頼と運用の見直しについて
　[管理番号2007-004]
 

情報センターでは、2007年11月25日に新しいメールシステムの稼動を開始しました。新しいメールシステムでは、利用者に迷惑メールが届く前に、メールサーバ側で迷惑メールの自動判定と隔離を行っています。この自動判定は学習により精度が向上します。迷惑メールの学習には、利用者のご協力が必須です。このお知らせでは学習の手順について記載しますので、是非ご協力ください。
　また、新メールシステムの稼動後に、多くの皆様からご意見、ご要望を頂きました。これらを参考に、迷惑メール対策について運用の見直しを行います。見直した事項については、このお知らせの後半に記載します。是非ご覧ください。

 

１　ご協力依頼（全ての利用者の方に実施していただきたいことを記します）
迷惑（スパム）メールと判定されたメールの中に正規メールがないか、定期的にチェックしてください

この項目は既に周知済みの内容ですが、重要な項目ですので再掲します。メールサーバでスパムと判定されたメールは、WebメールのSPAMフォルダに隔離され、利用者のメールソフトでは受信されません。

スパムメールの判定は、コンピュータプログラムで自動的に行っているため、完全ではありません。特に、学習が十分でない稼動直後は誤判定が少なからず発生します。SPAMフォルダの中に誤判定された正規メールがないかチェックをしないと、大事なメールが届かない等のトラブルの原因になりますので、定期的（１～２日に１度）にSPAMフォルダのチェックをお願いします。
 

SPAMフォルダをチェックする方法
  1. Webブラウザを起動して、学内情報ポータル（http://portal.u-shizuoka-ken.ac.jp）を表示します。URLを直接入力しなくても、県大ホームページの上部「教員プロフィール」の隣にリンクがあります。
    　
  2. 学内情報ポータルにログインします。

    ※初めてポータルサイトを利用される方へ
    ① 初めてポータルサイトを利用される方は、ログインする前に「パスワードを忘れた？」の部分をクリックし、初期パスワードを入手してください。その場合の「ユーザ名」は、メールアドレスの＠マークより左側の部分です。

    ② メールで届いた初期パスワードを使い、改めてポータルサイトにログインします。ログイン後、画面右上の＜個人設定＞をクリックし、＜パスワードを変更＞を選択します。「現在のパスワード」の欄に初期パスワードを、「新しいパスワード（及び確認）」の欄に、従来からメール受信に使っているパスワードを入力し、「パスワードを変更」ボタンを押します。以上で設定は完了です。以後、ポータルにログインする際には、メール受信と同じパスワードをご利用ください。

  3. 左メニューの「メールボックスへ移動」ボタンをクリックすると、別ウインドウでWebメールが開きます。
    　
  4. Webメールの「メール受信」タブをクリックし、さらに画面左側「メールフォルダ」一覧の［SPAM］フォルダをクリックます。[SPAM]フォルダに必要なメール（正規メール）がないかどうかチェックしてください。

    ※SPAMフォルダに必要なメールがあった場合
    ① 今後類似するメールが誤判定されないように、サーバに学習させる必要あります。手順としては、[SPAM]フォルダ内の誤判定されたメールをクリックした後、画面中央[メール操作]→[コピー]をクリックし、[isHAM]フォルダにメールをコピーしてください。毎週１回学習を行い、判定精度の向上に努めます。

    ② 誤判定されたメールを利用者側のメールソフトで受信するためには、[SPAM]フォルダ内の当該メールを[受信箱]に移動します。手順としては、移動したいメールをクリックした後、画面中央［メール操作］→［移動］→［受信箱]をクリックしてください。マウスのドラッグ＆ドロップでも移動できます。

    ※注意１　メールサーバの学習時（毎週１回）に、[isHAM]フォルダ内のメールは削除されます。
    ※注意２　誤って、[isHAM]、［SPAM］フォルダ自体を削除してしまった場合には、同じ名前のフォルダを作成してください。わからない場合は、情報センター（広報室：５１３０）までご連絡ください。

 

２　運用の見直し事項
　　（全ての利用者がメールサーバ利用時に注意して頂きたいことを記します）
SPAMフォルダ内のメール削除を延期します
当初、メールサーバでスパムと判定されたメールについては、1ヶ月で削除する予定でしたが、SPAMフォルダのチェック方法が周知徹底されるまでの間、削除されないようにします。まだSPAMフォルダのチェックがお済みでない利用者の方は、チェックをお願いします。
[isSPAM]フォルダへの振り分けは不要となりました
当初、スパムメールを[isSPAM]フォルダに入れて欲しい旨お願いしていましたが、今後はその必要はなくなりました。スパムフィルタは全利用者共通のため、スパムメールの学習は、明らかにスパムと確認できるメールについて情報センターで行います。これに伴い、利用者の[isSPAM]フォルダは不要となりますので、これを削除します。今後は、利用者の皆様には、SPAMフォルダ内の必要メールを[isHAM]に振り分けることで、判定精度向上へのご協力をお願い致します。
スパムメールの件名に［*****SPAM*****］の文字が付加されなくなります
当初、メールサーバでスパムメールと判定されたメールの件名の最初に［*****SPAM*****］という文字が付加されていましたが、付加しないよう変更します。これは、誤判定された正規メールの件名にも付加されてしまうことを防ぐためです。
【教職員限定】スパムメールの振り分けをしないオプションを申請可能とします
教職員に限り、メールサーバでスパム判定と隔離を行わないように申請できることとします。希望する方は、管理棟３階情報センターにおいて、所定の申請書を提出していただきます。この場合、そのユーザに送信される全てのメールはスパムメールではないと判定されるようになりますので、メールの管理は自己責任でお願いします。
スパムメールの判定精度向上について
当初、1ヶ月に2回程度学習させる予定とご連絡しましたが、毎週1回行います。
Webメール（ActiveMail）の迷惑メールフィルタ機能について
Webメールには、簡易的なスパムフィルタ機能が搭載されています。このスパムフィルタは、メールサーバで動作しているスパムフィルタとは全く別のものになりますので、初期設定では無効に設定されています。Webメール画面上中央の［メール操作］→［迷惑メール登録］メニューをクリックしてもメールサーバへ学習させることはできませんので、注意してください。
学外からのメール送信について

学外のパソコンから県大アカウントを利用してメールを送信するには、お使いのメールソフトにおいてSMTP認証の設定が必要です。また、送信ポート番号を587番に変更する必要があります。詳しいメールソフトの設定方法は、以下をご確認ください。

設定マニュアルのメール関連「SMTP認証の設定（学外のPC向け）」
http://www.u-shizuoka-ken.ac.jp/~kjoho/manual/manual.html
※注意　学内のパソコンの設定については、必ず「SMTP認証の設定（学内のPC向け）」を参照してください。